Microsoft Teams – alles an einem Ort

Die Arbeitswelt wird immer herausfordernder und komplexer. Das ist partout nicht immer schlecht, wird dadurch auch alles ein wenig abwechslungsreicher und spannender. Vor allem – so ist zu beobachten – rückt man als Kollegium nicht selten enger zusammen. Statt One-Man-Shows ist jetzt Teamwork gefragt. Und das selbst über die Landesgrenzen hinaus.

Doch auch das ist nicht immer ganz einfach. In einem Team alle auf dem Laufenden zu halten, allen den gleichen Zugriff auf Informationen zu bieten und das auf eine unkomplizierte Weise, ist eine echte Herausforderung – selbst in Zeiten von Office-365-Groups, SharePoint, E-Mail, OneNote und Skype for Business. Wege gibt es viel, sie werden aber auch gerne mal unübersichtlich.

Teams setzt Klammern um die Office-365-Group

Holen wir kurz aus: Die Office-365-Groups sind eine geniale Erfindung. Man erstellt eine Gruppe und lädt entsprechende Personen aus dem Firmennetzwerk ein. Diesen stehen dann eine Reihe von Funktionen zur Verfügung:

ein E-Mail-Verteiler,
ein Gruppenkalender,
ein Notizbuch in OneNote und
eine Instanz in SharePoint.

Es ist also automatisch für alles gesorgt – das schnelle Informieren, das Planen und das Austauschen von Protokollen und Dateien. Mir persönlich tun sich da allerdings zwei große Luxusprobleme auf:

Erstens empfinde ich persönlich das Medium E-Mail inzwischen als sehr schwierig. Natürlich, es hat seine Berechtigung und wird uns auch noch lange begleiten – mit Recht sogar. Aber die Flut an E-Mails macht einen schon schwer zu schaffen und schnell gehen Informationen verloren. Oder müssen mühevoll gesucht werden.

Zweitens – so toll die Office-365-Groups auch sind – sind alle Teile dieser Gruppe irgendwo verstreut. Die E-Mails und Kalender befinden sich in Outlook,  die Notizen der Gruppe sind in der Applikation OneNote zu finden, die hinterlegten Dateien sind in SharePoint. Entweder muss ich mich dann im Office-365-Portal anmelden oder ich habe den Gruppenordner mit meinem Computer synchronisiert. Ich bin ein großer Freund davon, alles Relevante an EINEM  Ort zu haben.

Und genau hier hat das neue Teams einen ersten Ansatz zu bieten. Es ist noch lange nicht alles in Teams vorhanden, was die Office-365-Group zu bieten hat, dafür gibt es einige Elemente, die das Arbeiten in größeren, wie auch in kleineren Gruppen umso spannender machen. Gewissermaßen bleibt die klassische Office-365-Group wie gehabt bestehen. Teams setzt nun noch einmal eine Klammer darum und fasst alles in einem Fenster zusammen. Und sorgt obendrein dafür, dass das E-Mail-Aufkommen auf ein Minimum reduziert wird.

Alles in einem Fenster

Die App Teams gibt es inzwischen für jede denkbare Plattform – Windows, Mac, iOS, Windows Mobile und Android. Startet man sie, meldet man sich ganz einfach mit seinem Office-365-Konto an und kann sofort loslegen.

Man erstellt ein neues Team, lädt die Personen aus dem Firmennetzwerk ein, die man in diesem Team haben möchte, und binnen Sekunden ist alles eingerichtet und kann verwendet werden. Im Hintergrund wird nichts anderes gemacht, als eine Office-365-Group erstellt. Diese Group wird aber auch gleich etwas besser strukturiert, wenn man einem Team noch Kanäle hinzufügt, die beispielsweise Teilprojekte darstellen könnten.

 

Was passiert, in dieser Group, wenn man einen Kanal anlegt?

In SharePoint wird ein entsprechender Ordner angelegt. Dem Notizbuch in OneNote wird ein neuer Abschnitt hinzugefügt. Und so hat man, auch wenn man unabhängig der Teams-App auf das SharePoint oder das OneNote zugreift, immer noch den Überblick, was wohin gehört.

Persistente Chats

Kommen wir aber nun dem zentralen Thema in Teams: die Chaträume. Office 365 bot bis dato nur die Möglichkeit, Chats in Skype for Business zu eröffnen. Schloss man ein Fenster, war der Chat auch wieder – höchstens in Outlook war noch eine Historie zu finden. Für Projektarbeit ein Graus! Teams hat uns nun die lang vermissten und heiß ersehnten “Persistant Chats” wiedergebracht. Und hat sie sinnvoll in zwei Varianten zur Verfügung gestellt.

Private Chats

Über den Reiter “Chats” auf der linken Seite kann ich unabhängig von irgendwelchen Gruppen Chats eröffnen. Alles, was man dort miteinander bespricht, bleibt in der Teams-App bestehen und lässt sich auch über ein entsprechendes Eingabefeld durchsuchen.

Gruppenchats

Jeder Kanal in einem Team hat einen eigenen Chat. Auch diese Historien bleiben bestehen und lassen sich, solange das Team existiert, nachlesen und durchsuchen. Keine langen E-Mail-Konversationen mehr, und alles dort, wo es hingehört. In diesem, wie auch den privaten Chats können Dateien sämtlicher Art angehängt werden Dateien, die in einem Gruppenchat hochgeladen werden, werden auch automatisch auf dem entsprechenden SharePoint abgelegt.

Wechsle ich in einem Kanal auf die Datei-Ansicht, kann man sogar einen Chat zu einer Datei (die sich in der Teams-App öffnen lässt) eröffnen und darüber diskutieren.

Ad-hoc-Videokonferenzen

Etwas, was ich selbst noch nicht ausprobiert habe, aber dennoch ein sehr hervorragendes Feature ist, sind die Ad-hoc-Konferenzen, die in einem Chat gestartet werden kann.

Und vieles mehr…

Teams steckt noch in den Kinderschuhen. Dennoch kann man erstaunt sein, was es schon alles bietet. Es gibt eine Reihe von Schnittstellen, die mit Teams funktionieren. Mit fertigen Konrektoren können diverse Dienste angebunden werden – wie z.B. Twitter, Wunderlist, Visual Studio (eine tolle Nachricht für alle Software-Entwickler), Facebook-Seiten und unendlich mehr. In welcher Form diese in Teams eingebunden werden, kann ich nicht sagen, dass kann je nach Service anders sein.

Das seitliche Hauptmenü weist noch den Punkt “Termine” auf. Das ist somit der Gruppenkalender. Erstellt man hier einen neuen Termin, gibt man auch den Kanal an, um den es in dem Termin gehen wird. Aus dem Kalender heraus können dann Skype-Besprechungen gestartet werden.

Und noch ein kleiner Nachtrag zu den Chats. Smilies? Ja, gibt es, sind aber ein alter Hut. GIPHY ist das neue Cool. Die unglaublich große Bibliothek von animierten GIFs bringt somit auch ein wenig Spaß ins Büroleben – wenn man es nicht übertreibt.

 

Fazit

Teams ist noch lange nicht fertig. Und es gibt einige Dinge, die noch fehlen. Fügt man einem Kanal “Planner” hinzu, erscheint dieses nicht in der Online-Applikation. Eine richtige Kalenderansicht wäre auch noch toll. Und, und, und… Aber wie schon gesagt, Das ganze steckt noch in seinen Anfängen und wir können noch viel erwarten. Die Roadmap Teams betreffend steht. Ich freue mich riesig über das, was noch kommt. Und bis dahin wird Teams neben Outlook mein Hauptarbeitswerkzeug.

Probiert es aus, und berichtet von Euren Erfahrungen!

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