SharePoint Online – braucht man auch für Whisky

Da soll mal einer sagen, das Privatleben unterscheide sich grundlegend von der Berufswelt! Wenn wir es mal genau unter die Lupe nehmen, gibt es in digitaler Hinsicht sehr viele Schnittmengen zwischen diesen beiden Lebensbereichen. Sicherlich haben wir auch einen Terminkalender, den wir entsprechend füllen und synchronisiert wissen möchten. Wir erstellen Dokumente, archivieren sie, teilen sie mit anderen und versuchen, sie auch irgendwie verfügbar zu machen – egal wo wir uns befinden. Und spätestens, als ich begriffen habe, wie schmerzhaft das Arbeiten mit IMAP und POP3 ist, wenn es um die Synchronisierung von E-Mails geht, war für mich klar: ich brauche eine anständige Lösung! Eine, die man aus der Firma kennt.

Das Ergebnis: auch als privat nutze ich inzwischen Office 365 for Business. Und auch die Familie macht mit. Derzeit haben wir zwei Business-Premium- und zwei Business-Essential-Lizenzen. Meine de.-Domain habe ich für Exchange auch in Office 365 migriert. Das macht vieles einfacher. Und ab und zu kann man ein paar “Nebenprodukte” nutzen – wie SharePoint.

Mein Vater, mein Bruder und ich trinken und genießen gerne guten Whisky. Meine Sammlung steckt noch in den Anfängen, die beiden anderen sind schon  zu einer beachtlichen Größe angewachsen. Sucht man sich ein neues Schätzchen aus, wäre es blöd, wenn man dann einen Whisky doppelt in der Familie hat. Wie geht man dem aus dem Weg?

Gut, man könnte eine Excel-Tabelle anlegen und diese im OneDrive freigeben. Sehr viel schicker ist jetzt de Lösung, die ich dafür in SharePoint gebaut habe:

Zuerst erstellte ich eine benutzerdefinierte Liste, die alle relevanten Whisky-Daten beinhaltet:

Abfüller
Name des Whiskys
Alter
Alkoholgehalt
Destillerie
Art des Whiskys
Herkunftsland
wem von uns gehört die Flasche
ob die Flasche leer ist
Aromabeschreibung

Man kann den Feldern ähnlich einer Datenbank unterschiedliche Feldtypen vergeben – beispielsweise ob es nur Text oder Zahlen beinhaltet, oder eine Auswahlliste, oder ein Ja/Nein-Feld. Auf Basis der Liste entsteht auch gleich ein entsprechendes Formular, was das Hinzufügen eines neuen Eintrags sehr komfortabel macht.

Unsere Liste ist nun schon gut gefüllt mit den edelsten Tröpfchen. Es wird eine Zeit lang erst einmal nichts mehr passieren in der Liste; so eine Flasche hält schließlich ein paar Jahre. Und man kauft ja auch nicht jede Woche was Neues. Deswegen habe ich mir was einfallen lassen:

Mein erster Einsatz von Flow

Wie erfahren die Familienmitglieder, wenn es ein neues Fläschchen gibt, welches kollektiv verkostet werden muss? Das war die kleine Sternstunde von Microsoft Flow. Dieses Tool, welches bis zu einem gewissen Grad im Standard-Umfang von Office 365 for Business enthalten ist, dient dazu, gewisse Automatismen in der Office-365-Welt zu implementieren. Es gibt eine ganze Reihe an Vorlagen, die verwendet werden können, man kann aber auch einiges selbst kreieren. Ähnlich wie in Teams gibt es auch in Flow diverse Konnektoren zu Diensten, die mit angebunden werden können (Twitter, Wunderlist, ITTT u.s.w.). In diesem Whisky-Fall sah mein Workflow so aus:

–> Wird ein neuer Whisky der Liste hinzugefügt, informiere per Mail alle Mitglieder der SharePoint-Site.

Man kann diese Regel sicherlich noch veredeln, aber das braucht noch ein wenig mehr Einarbeitungszeit. Aber jetzt schon macht diese ganze Sache viel Spaß. Und die Möglichkeiten sind unendlich!

Das ganze Ding – die SharePoint-Liste mit allem Drum und Dran und den Workflow – konnte ich inklusive Einarbeitung in ca. einer Stunde aufsetzen. Ging also verhältnismäßig schnell und einfach. Und schon hatten meine Whisky-Kompanen Zugriff darauf und konnte ihre “Ware” einpflegen.

Dieses kleine (wenn vielleicht auch etwas nerdige und unwichtige) Fallbeispiel ist nur eines von mehreren, welches zeigt, dass diese Business-Anwendungen aus Office 365 auch im privaten Umfeld sinnvoll sein können.

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