StaffHub – Der nächste Office-365-Wurf

Die grundsätzliche Idee von Microsoft ist es, in Office 365 (Business / Enterprise) so ziemlich alles reinzupacken, was man für das Arbeitsleben benötigt. Auf der einen Seite, ermöglichen Sie es Unternehmern und Entwicklern, eigene Applikationen und Workflows zu implementieren. Aber Microsoft selbst ist ebenfalls fleißig. Gestern wurde “StaffHub” veröffentlicht – ein mächtiges Tool zur Mitarbeiterplanung. Und sie haben scheinbar vieles zu Ende gedacht, wie auch mal über den Tellerrand hinausgeblickt.

Einige Jahre habe ich im Retail gearbeitet. Und so konnte ich hautnah miterleben, was es bedeutet, ca. 200 Menschen entsprechend Ihrer wöchentlichen Arbeitszeit, entsprechend Ihrer Fähigkeiten auf die komplette Woche, auf die zig unterschiedlichen Positionen und unter Berücksichtigung des Arbeitsschutzgesetzes zu verteilen. Es ist ein echter Kraftakt das für jede Woche auf’s Neue zu organisieren. Auch nachträglich meine Hochachtung für die, die das gemacht haben und noch tun!

Neuer Bestandteil der Enterprise-Pläne von Office 365 ist “StaffHub”. Es handelt sich um ein Tool, mit dem eine solche Personalplanung ganz wunderbar funktioniert. Man hat einen Kalender, definiert seine Positionen und den entsprechenden Bedarf und teilt dann die Mitarbeiter und Manager ein. Mitarbeiterdaten sind ja über das Active Directory eh verfügbar, es bedarf also keiner großen Ersteinrichtung.

Es wird auch mobil

Gerade im Einzelhandel oder im Hotelgewerbe haben die Mitarbeiter in den seltensten Fällen einen Computerarbeitsplatz. Bisher lief das so, dass irgendwo in einem Gemeinschaftsraum oder Pausenraum ein Plan aushing. Im Fall meiner Retail-Tätigkeit hatte ich teilweise drei oder vier verschiedene Arbeitspositionen pro Tag. Jedes Mal in den Pausenraum zu rennen, weil man bei dem ganzen Stress den nächsten Einsatzort vergessen hat, war teilweise recht nervig. Und wenn man dann noch einen Ausblick auf die kommende Woche haben wollte, war das oft ein wildes Herumgeklicke in dem Plan – und fünf Minuten später hat man schon wieder alles vergessen. Microsoft hat genau dafür gesorgt, dass man seine Arbeitspläne immer in der Tasche hat.

Im iOS-AppStore, im Google PlayStore und im Store von Microsoft gibt es die neue App “StaffHub”. Und die ist ebenfalls sehr mächtig! Sie beinhaltet einige Features, die über das hinausgehen, was andere Personalplanungsprogramme anbieten (laut meiner bescheidenen Erfahrung):

Arbeitsplan: Logisch.

Infos zur Schicht: Der Personalplaner (oder entsprechender Manager) kann dem Mitarbeiter über “StaffHub” mitteilen, wenn etwas bestimmtes anliegt (z.B. dass eine bestimmte Lieferung bearbeitet werden muss, oder einfach ein netter Gruß).

Schichttausch: Was ist das immer für ein Krampf! Da rennt man zum Manager und meldet an, dass man dann und dann nicht die Schicht übernehmen. Dann rennt man weiter, um einen Kollegen zu suchen, der eine eventuell unterstützen kann. Mit der App wird das nun leichter. Man sieht die Pläne der Kollegen, sucht sich den passenden heraus und stellt eine Anfrage inkl. Begründung. Über den hinterlegten Workflow kann dieser komplette Ablauf vollständig innerhalb der Anwendung ablaufen – inklusive des Genehmigungsprozesses durch einen Manager.

Training: Auch das kenne ich gut aus meiner Zeit im Retail. Wenn man sehr spezielle Waren an den Mann bringt, bedarf es viel Training. Und da helfen Dokumente und Videos hervorragend. Das Management eines Unternehmens hat nun die Möglichkeit, solches Lehrmaterial direkt in der “StaffHub”-App ihren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. So hat man jederzeit Zugriff darauf – auch ohne eigenen Computer-Arbeitsplatz.

Team-Chat: Ein wenig wurde auch aus der bereits vorgestellten App “Teams” abgeguckt. Mitarbeiter einer Teams können sich über die App austauschen. Stärkt den Teamgeist und ist sicherlich auch sehr praktisch!

“StaffHub” war eine große Ankündigung gestern und dürfte Office 365 auch Unternehmen schmackhaft machen, die bisher nicht daran gemacht haben, für Ihre Mitarbeiter, die keinen eigenen Computer haben, eine Lizenz zu ordern. Aber besonders in Verbindung mit den Kiosk-Plänen 1)Über diese in meiner Wahrnehmung fast unbekannten Office-365-Pläne werde ich in der kommenden Woche berichten. macht “StaffHub” richtig viel Sinn!

Einen kurzen Einblick bringt dieses Video:

Nun habe ich hier immer wieder Retail oder auch das Gastgewerbe / die Hotellerie erwähnt. Das heißt aber nicht, dass dieses Werkzeug immer für allumfassende Personalplanung genutzt werden muss. Auch andere Szenarien sind denkbar: vielleicht muss Personal für einen Messestand geplant, oder verschiedene Positionen für einen Kongress besetzt werden. Man darf also kreativ bleiben.

Unternehmen, die Personalplanung im großen Stil betreiben, kamen in der Vergangenheit nicht an Kronos vorbei – dem Flaggschiff unter den Planungsprogrammen. Die haben jetzt eine kleine Konkurrenz bekommen. Darüber hinaus hat Microsoft angekündigt, eine entsprechende Schnittstelle für Kronos anzubieten. Wie diese im Einzelnen aussehen wird, werden wir dann sehen.

“StaffHub” ist im K1-Plan und den drei Enterprise-Plänen verfügbar. Und damit steht auch fest, dass sich diese Applikation eher an die mittleren und größeren Unternehmen richtet.

Standardmäßig ist “StaffHub” für jeden Office-365-Tenant aktiviert. Starten tut man auf der Seite https://staffhub.office.com. Einfach als Admin anmelden, das geführte Setup durchspielen und mit der Planung beginnen. Die Mitarbeiter werden es lieben!

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Fußnoten   [ + ]

1. Über diese in meiner Wahrnehmung fast unbekannten Office-365-Pläne werde ich in der kommenden Woche berichten.

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