Fileee – Dokumentenmanagment Deluxe

Ich mag kein Papier. Und Aktenordner auch nicht. Nur leider kommt man auch in 2017 nicht wirklich ohne aus. Täglich trudeln die Dokumente per Post ein. Einige davon sollte man aufheben, andere nicht. Bei wieder anderen Dokumenten ist man sich halt nicht so sicher. Spätestens beim Erstellen der nächsten Steuererklärung flucht man beim Zusammensammeln all seiner Dokumente. Es musste eine Lösung her – und die habe ich nun endlich gefunden!

Mitte des letzten Jahres bin ich bei einer normalen Google-Suche auf der Website von Fileee gelandet. Zu diesem Zeitpunkt war das bisherige Produkt einfach nur eine App, mit der ich Dokumente abfotografieren konnte und die das Stück Papier dann etwas aufbereitet (in welchem Umfang weiß ich nicht). Gleichzeitig aber promotete Fileee ein neues Konzept der Dokumentenverwaltung und bat in diesem Zusammehang um Geld. Die Aussage:

Wenn wir 2000 Bestellungen zusammen bekommen, können wir mit der Produktion starten.

Das war sozusagen Crowdfunding auf eigene Faust. Das mir das Konzept der Sache sofort plausibel war, investierte ich. Und war dann am Ende sehr glücklich, als die Info kam, dass die Rechnung aufgegangen war. Und jetzt – nach ein paar Verzögerungen – war ich einer der ersten, die mit diesem System arbeiten durfte. Seit nunmehr drei Monaten arbeite ich damit und meine Begeisterung ist ungebrochen.

Was ist die FileeeBox?

Schuhkartons haben ihre Vorteile. Sie haben eine schöne Größe und lassen sich gut stapeln. Für das Sammeln von Dokumenten eigenen Sie sich allerdings nicht so toll. Es sei denn, man pimpt diese. Und genau das hat Fileee gemacht. Und noch viel mehr.

Die Box, in der die Dokumente gelagert werden, ist seitlich zu öffnen, hat auf dem Deckel oben ein Barcode und an der Seite einen Aufkleber zum Beschriften. An allen vier Ecken des Deckels ist eine magnetische Fläche eingearbeitet. Und jedes Feature hat seinen Sinn. Dann gibt es noch einen Aufsatz für diese Box. Origami-Freunde kommen hier voll auf Ihre Kosten, wenn Sie diesen entsprechend auf- und zusammenfalten. Auch dieser ist voll mit Features. Zum Beispiel gibt es oben eine Öffnung. Auf der Unterseite sind ebenfalls Magneten eingearbeitet. Und seitlich an der Bodenplatte hat man eine Aussparung gelassen. Und da ich NIEMALS etwas kaufen würde, dass nicht mit Strom funktioniert, hat dieser Aufsatz LEDs im Deckel. Diesen Aufsatz kann man jederzeit zusammenfalten und gut in der Box verstauen.

Bringt man das alles zusammen, hat man ein Dokumentenarchivierungssystem. Und das System ist denkbar einfach:

Es funktioniert wirklich, wie in dem Video gezeigt. Eine Sache sehe ich nicht so: man sollte schon darauf achten, dass das zu scannende Dokument möglich glatt aufgelegt wird, damit der Scan nachher auch gut aussieht. Aber ansonsten ist das System genial und schnell zu begreifen.

Die App

Ebenfalls einfach ist die Bedienung der App, die in dem Fall als Scanner fungiert und mit der Linse über die Öffnung gelegt wird 1)Damit das Smartphone immer gleich liegt, gibt es kleine Ansatzaufkleber. So kann das Gerät einmal ausrichten und muss sich beim erneuten Anlegen nicht mehr so viel Mühe geben. Ein weiteres Schmankerl gibt es für jede, die ein Android-Gerät mit NFC haben. Man legt das Phone einfach nur auf den Aufsatz und es startet automatisch die App und macht sich bereit für’s Scannen.. Dadurch, dass nicht nur das Dokument von der Smartphone-Kamera erfasst wird, sondern auch der Barcode, erkennt das System automatisch, in welcher Box das Papier abgelegt werden soll. Möchte man das Dokument zwar erfassen, aber die Papiervariante nicht aufheben, kann man das nach dem Scannen einfach angeben. Alle Dokumente (ein- oder mehrseitig) werden dann als PDF-File abgelegt und entpsrechend bearbeitet:

  • Weißabgleich
  • Begradigung
  • OCR
  • Extrahierung des Logos (wird dann in der Absender-Übersicht angezeigt)

Die OCR-Erkennung ist wirklich gut! Name und Adresse des Absenders wird in der Regel gut erkannt, wie auch das Datum. Auch wird versucht, die Art des Dokuments zu erraten. Bei Rechnungen funktioniert das beispielsweise super! Informationen wie Rechnungsbetrag und Kontonummer des Empfängers werden gleich in die Meta-Daten gepackt. Das ist eine grandiose Idee! Möchte man die Rechnung später bezahlen, so kann man in diesem Zuge einen Reminder in der App setzen und muss die benötigten Informationen nicht lange aus dem Dokument selbst herauslesen.

Alle gescannten Dokumente, aber auch solche, die man als PDF bekommen hat und dort importiert hat, können in der App, wie auch am PC im Browser im “Posteingang” weiter bearbeitet werden. Man kann eigene Schlagworte vergeben, dem Dokument einen neuen Namen geben oder falsch erkannte Informationen ändern. Und zum Schluss archivieren. Mein Anwendungsfall ist beispielsweise, dass ich das Schlagwort “Steuer” vergeben. So kann ich später dann nach “2017” und “Steuer” filtern, und alle relevanten Dokumente werden mir angezeigt.

Die Dokumentensuche

Die Suche innerhalb der App ist natürlich aufgrund der vielen Metadaten recht simpel. Man kann filtern und alle Dokumente sind chronologisch abgelegt. Was macht man aber, wenn man die Papierversion benötigt? Wie am Anfang gesagt: Ein Karton als Ablage von Dokumenten ist in punkto “Wiederfinden” eher suboptimal. Nicht so die gepimpte Box von Fileee. Wie im Video gesehen hat die Box  innen eine Farbscala. Ich suche also in der App das Dokument heraus und gleichzeitig wird mir gesagt, in welcher Box das Papier liegt, und in welchem Bereich der Farbscala. Klar, man muss ein paar Blätter schon durchgehen, aber gefunden hat man das Blatt wirklich schnell!

Ist ein Jahr und eine Steuererklärung vorbei, nimmt man die Box, packt Sie auf den Dachboden und lässt sie einfach 10 Jahre dort stehen. Danach nimmt man den Inhalt, schreddert ihn und nimmt die Box wieder für das nächste Jahr.

Ja, die Dokumente liegen in der Cloud. Aber sie sind verschlüsselt und und liegen in einem deutschen Rechenzentrum, wo einfach mal die stärksten Datenschutzbestimmungen greifen. Infos zu diesem Thema gibt es hier.

Fazit

Alles in allem bin ich von diesem System wirklich beeindruckt. Es ist simpel, es ist absolut sinnvoll und alltagstauglich. Durch das Beleuchtungssystem ist gewährleistet, dass die Texterkennung wirklich gut funktioniert und dei Scans auch gescheit aussehen.

Das Starterpaket (Box und Aufsatz) kostet 45 Euro, jeder weitere Spezial-“Schuhkarton” 20 Euro. Ich finde, dass kann man sich mal antun und damit endlich Ordnung in sein Büro bringen. Die App ist kostenlos im Appstore für iOS und Android. Gehört man zu denen, die pro Monat extrem viel Scannen, müsste man sich ein Premium-Abo zulegen, kommt dann aber auch nur 4 € pro Monat.

Alle Infos zu der Box und dem gesamten System findest Du unter http://box.fileee.com. Schaut es Euch an; ich glaube, bei diesem Thema hat fast jeder irgendwie Aufholbedarf.

Fußnoten   [ + ]

1. Damit das Smartphone immer gleich liegt, gibt es kleine Ansatzaufkleber. So kann das Gerät einmal ausrichten und muss sich beim erneuten Anlegen nicht mehr so viel Mühe geben. Ein weiteres Schmankerl gibt es für jede, die ein Android-Gerät mit NFC haben. Man legt das Phone einfach nur auf den Aufsatz und es startet automatisch die App und macht sich bereit für’s Scannen.