Skype for Business “mit alles”

Skype kennt jeder. Das Wort Skype ist inzwischen sogar zum Inbegriff für die Video-Telefonie geworden. Neben Apples Facetime und Googles Duo ist Skype DER Platzhirsch in diesem Segment. Allerdings gibt es nicht nur das Skype, welches jedem bekannt sein dürfte, es gibt noch eine professionelle Variante, die – natürlich – in Office 365 integriert ist: Skype for Business.

Skype for Business ist in Office 365 und auch in meinem Lieblingsprodukt Microsoft Teams sehr tief verwurzelt und bietet meiner Meinung ein großes Argument dafür, in seinem Unternehmen Office 365 zu implementieren. Es bietet eine sichere und schnelle Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Kurze Anfragen werden schnell in einem Chat erledigt, und bei Anrufen hat man die tolle Flexibilität von nur Ton, Ton und Video und Screensharing. Perfekt für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit!

Die Skype-for-Business-Evolution

In der Privat-Version von Skype ist die Telefonie ins Festnetz möglich. Sofern man sein Guthaben des Skype-Kontos aufgefüllt hat, kann man aus Skype heraus ins internationale Festnetz telefonieren.

Für Skype for Business ist das ganz sicher nicht so praktikabel, hat man hier in der Regel ganz andere Anforderungen. Insbesondere, wenn es um Datenschutz und Datensicherheit geht. Aus diesem Grund ist das gesamte Skype-System vollkommen anders aufgebaut und durchlief in den vergangenen Jahren und Monaten eine kleine bis große Evolution – ganz im Sinne von “Cloud First”.

Der Skype-Server

Es soll Zeiten gegeben haben 😉 , in denen man sämtliche Dienste und Services, die man so in einem Unternehmen benötigte, on-premise (also innerhalb der eigenen vier Wände) aufbaute. Die Folge: viele Server, viel IT-Infrastruktur. Und auch für Skype gab und gibt es eine solche Server-Lösung.

Um mit diesem lokal aufgestellten Skype-Server eine Verbindung zum Telefonnetz zu erhalten, muss dieser dann mit der ebenfalls lokal aufgestellten IP-Telefonanlage verbunden werden. Diese Kombination ermöglicht, Skype for Business mit der Außenwelt zu verbinden. Notwendige Komponenten sind also:

  • Client mit Skype-Software / Headset
  • On-Premise Skype-Server
  • On-Premise IP-Telefonanlage
  • SIP-Trunk (wird vom Telefonprovider gestellt)

Skype for Business Online & CloudPBX

Jetzt geht es bereits in die Cloud-Welt. Zumindest ein bisschen. CloudPBX kann im Rahmen der Business-Pläne von Office 365 hinzugebucht werden, bzw. ist bereits bei den E5-Plänen inbegriffen. Hier wird Skype for Business um eine Cloud-Komponente erweitert – nämlich die Telefonanlage.

Es gibt inzwischen einige Online-Telefonanlagen (z.B. nFon). Der Vorteil der Microsoft-Lösung ist, dass sich wie immer alles unter einem Dach befindet und super einfach konfigurieren lässt. Für viele ist es also recht reizvoll, die Hardware der Telefonanlage in die Cloud zu verschieben. Und da Skype for Business mit Office 365 eh ein Online-Service geworden, spart man sich darüber hinaus auch noch den vorher erwähnten Skype-Server. Diese Komponenten beisammen zu haben macht großen Sinn. Denn hier müssen keine Benutzerkonten miteinander synchronisiert werden – alles befindet sich an einem Ort.

Aber ganz ohne lokal aufgestellter Hardware geht es hier leider doch noch nicht. Was nämlich hier fehlt, um ins Festnetz telefonieren zu können, ist die Verbindung zu Ihrem Telefonprovider – zum SIP-Trunk. Hier bietet Microsoft die “Skype for Business Cloud Connector Edition” an. Es handelt sich dabei um eine Software-Kollektion, die sich mit Ihrem Office 365-Tenant verbindet und direkt mit dem SIP-Trunk Ihres Telefonproviders gekoppelt ist. Diese Software-Kollektion besteht aus diversen virtuellen Maschinen, die natürlich auch ihre Anforderungen an den Server haben, der diese betreiben soll. Der Cloud Connector wird von Microsoft kostenlos zur Verfügung gestellt.

Fassen wir kurz zusammen, was wir für diese Skype for Business Variante benötigen:

  • Client mit Skype-Software / Headset
  • Cloud: Office365 mit CloudPBX
  • On-Premise Server mit Skype Cloud Connector
  • SIP-Trunk  (wird in der Regel vom Telefonprovider gestellt)

Skype for Business Online & PSTN-Calling

Kommen wir jetzt zur jüngsten Etappe von Skype for Business. Für alle, die gerne eine Cloud-only-Strategie fahren würden, gibt es in Kürze PSTN-Conferencing auch in Deutschland. Wichtig hier: in diesem Fall würde Microsoft selbst zu einem Telefon-Provider werden. Dann ist wirklich alles in der Cloud, was man zum Telefonieren mit Skype benötigt. Die Konfiguration würde dann so aussehen:

  • Client mit Skype-Software / Headset
  • Cloud: Office365 mit CloudPBX und PSTN-Calling

Das alles ist dann wirklich einfach: Pro User gibt es ein Office 365-Konto mit den genannten Add-Ons. Als Admin ist es dann ein Leichtes, alles über das Office365-Portal zu administrieren. Dem Benutzer wird dann eine Telefonnummer zugewiesen und schon wird Skype for Business ein richtiges Telefon – bereit für die Telefonie über das Festnetz.

Möchte man diesen Dienst nutzen, wird es möglich sein, direkt bei Microsoft Rufnummern zu beantragen, bzw. bereits vorhandene Rufnummern zu Microsoft zu portieren.

Diese Cloud-only-Version von Skype for Business ist in den USA schon eine ganze Weile verfügbar und seit kurzem auch in einigen anderen – auch europäischen – Ländern. Mit großer Neugier erwartet man diese Möglichkeit auch hier in Deutschland. Derzeit läuft das Ganze in einer Preview-Phase, zu der Microsoft herzlich einlädt. Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, die sich für diese Skype-for-Business-Variante interessieren, können sich dafür anmelden.

https://www.skypepreview.com/

Alle Anforderungen und Informationen dazu sind auf dieser Webseite zu finden.

Eine große Veränderung

Alles in allem finde ich diese neue Entwicklung klasse! Wer das volle Potential von Office 365 nutzt, spart am Ende viel Arbeit und Material. Man vereinfacht seine IT drastisch, indem man alle seine Mitarbeiter zentral in der Cloud verwaltet. Mit CloudPBX und PSTN-Calling weist man einfach eine Telefonnummer zu und ermöglicht ihnen damit die komplette Telefonie über Skype. Sie benötigen dafür keinen Server und keine Telefonanlage in Ihrem 19″-Rack. Darüber hinaus sparen Sie sich auch Telefone die Telefone auf den Schreibtischen, was ein nicht zu verachtender Vorteil ist. Ein einfaches Bluetooth/Kabel-Headset reicht.

Das alles macht auch noch folgendes möglich: War man in der Vergangenheit aufgrund der Telefonie an seinen Schreibtisch im Büro gebunden, macht die PSTN-Telefonie via Skype Ihre Mitarbeiter enorm flexibel, sofern diese mit Notebooks arbeiten. Egal, wo sich ein Mitarbeiter befindet, er benötigt nur relativ stabiles WLAN und ist dann über seine Büro-Telefonnummer erreichbar – weltweit! Sie sehen also: es bieten sich ganz neue Möglichkeiten.

Office 365 Business als Privatanwender?

Aufmerksame Leser dieses Blog wissen, dass ich von Office 365 begeistert bin. Aber nun gibt es ja Office 365 für Privatanwender (z.B. Home & Student) und Office 365 für Unternehmen (die Business- und Enterprise-Lizenzen). Wenn ich von Office 365 spreche, dann in der Regel von zweiterem. Ich habe zum einen hauptberuflich damit zu tun – insofern muss ich da einfach tief im Thema stecken. Auf der anderen Seite ist das auch so etwas wie ein kleines Hobby geworden. Und das schon, bevor ich beruflich damit zu tun hatte. Wie es dazu kam, dass möchte ich hier etwas erläutern und damit auch erklären, warum es für den privaten, ambitionierten Computerfreak keine schlechte Idee ist, über diese Business-Lösung nachzudenken.

Womit alles anfing

Verzweifelt rief ich einen guten Freund an und klagte mein Leid. Ich war in diesem Moment ein großer Verfechter vom Tod der E-Mail. Ja, ich hasste dieses Medium, weil es einfach nur Schmerzen verursachte. POP3 war schon immer ein Produkt aus der Hölle, und IMAP verfolgte zwar einen richtigen Ansatz, funktioniert aber bis heute auch nie richtig. Sprich: die Synchronisation zwischen den unterschiedlichen Geräten funktionierte nur mäßig. Überhaupt war die Einrichtung allein schon ein Krampf. Der Tipp, den ich dann bekam: “Du brauchst Exchange.”

Okay, schaute ich mir an. Mein Provider für Webdomain, Webspace und damit auch E-Mail war und ist die Domainfactory. Mal gucken, was die so anbieten in dieser Richtung. Und ja, Exchange als Hosted Service haben sie auch im Angebot. Da kostet das kleine Paket zwar stolze 9 € pro Postfach, aber gut, ich kann es mir ja mal anschauen. Wenn damit die Schmerzen weg sind, bin ich gerne bereit, auch ein wenig Geld in die Hand zu nehmen. Und ja, es gab eine kleine Verbesserung. Die Mails waren überall synchron. Und trotzdem gab es immer wieder Schwierigkeiten mit der Anmeldung. Und die iOS-Mailapps verstanden sich so gut wie gar nicht mit dem Exchange.

In der Historie meldete sich regelmäßig irgendein Familienmitglied (die allerdings nach wie vor auf IMAP liefen), dass das mit den Mails nicht hinhaut und einfach nur nervt. Und außerdem hantierte jeder mit seiner eigenen Sync-Lösung für Kontakte und Termine herum, die auch alle nicht so liefen, wie sie sollten. Hat halt auch nicht jeder nur Apple-Geräte im Haus.

Und deswegen stand nun Office 365 for Business als Thema im Raum. Die Feature-Liste las sich vielversprechend. Ich sprach mich mit meiner Familie ab: “Wärt Ihr bereit, Geld zu bezahlen, wenn ich Euch eine E-Mail-, Kontakt- und Termin-Lösung biete, die wirklich funktioniert? Und wo Ihr obendrein – wenn Ihr das wollt – ein echtes Microsoft Office mitbekommt?” Das zögerliche Nicken wertete ich als “Ja” und machte mich ans Werk.

  1. Ich erstellte einen Office365-Tentant.
  2. Ich leitete meine Domain für E-Mails nach Office365 um, was für mich als absoluter Noob ein kleiner Kraftakt war. Ich hatte von RECORD- und MX-Einträgen so gar keine Ahnung hatte. Dementsprechend lange hat das auch gedauert. Aber ich habe es geschafft!
  3. Dann erstellte ich die User.
  4. Ich kaufte die Lizenzen und wies diese den Usern zu (1x Business Premium, 3x Business Essentials).
  5. Zu guter Letzt bekamen alle ihre Zugangsdaten.

Das System des Ganzen war schnell erklärt. Du hast ein Online-Portal. Dort logst du dich ein und kannst dann deine E-Mails lesen und schreiben, deine Kontakte verwalten und deinen Kalender führen. Aber du kannst noch mehr machen. Zum Beispiel kannst du online Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien erstellen und im 1TB-OneDrive ablegen. Des Weiteren kannst Du auf all deinen Geräten Outlook installieren und hast diesmal wirklich alle Mails, Kontakte und Termine synchron. Wenn Du darüber hinaus auch noch ein normales Offline-Office haben möchtest, dass sag einfach Bescheid. Du bekommst eine andere Lizenz von mir, dann kannst du dir aus dem gleichen Portal dein Office herunterladen. Und zwar auf all deine Geräte, die du hast. Und durch das OneDive hast du auch noch alle deine Dokumente auf jedem Gerät verfügbar.

Seitdem ist mehr oder weniger Ruhe im Karton. Es funktioniert einfach. Plattformunabhängig und sicher.

Thema Datensicherheit

Ich bekomme ja immer die Krätze, wenn jemand sagt: Datenschutz muss eine Firma interessieren und nicht mich als Privatperson. Man ist als Privatperson vielleicht kein direktes Angriffsziel, aber dennoch finde ich es wichtig und richtig, sich auch als scheinbar unwichtiges und uninteressantes Wesen Gedanken darüber zu machen, wie man seine Dateien in der Cloud schützt. Klar, man könnte komplett auf Cloud-Dienste verzichten. Aber ich würde das inzwischen nicht mehr wollen. Man hat von überall aus Zugriff, man kann Dateien leichter mit anderen teilen und vor allem: sie sind weitgehendst vor Verlust geschützt. Keine Angst davor, dass einem die Festplatte abraucht. Und nicht nur einmal ist passiert, dass auch in Privatwohnung eingebrochen und die ein oder andere Harddisk gestohlen wird. Die Cloud ist einfach wichtig geworden.

Da Microsoft Unternehmen und öffentliche Einrichtungen einlädt, ihre Daten in der Cloud abzulegen, steht das Thema Datenschutz ganz oben auf der Prioritätsliste. Und da Microsoft keine großen Diskussion zu diesem Thema möchte, wird dieses durch entsprechende Maßnahmen im Keim erstickt. Sämtliche Cloud-Systeme für Unternehmen werden besonders geschützt. Microsoft steckte2015 1 Milliarde Dollar in Security und Complience 1)Quelle: http://www.darkreading.com/endpoint/microsoft-invests-$1-billion-in-holistic-security-strategy/d/d-id/1323170. Und wenn ich sehe, was ständig an neuen Sicherheits-Features implementiert werden, weckt das dann schon Vertrauen.

Hinzu kommt noch der Punkt, dass, wenn ich mir in Deutschland einen Business-Office365-Account klicke, dann bleiben die Daten auf jeden Fall im europäischen Raum und werden nicht in den USA gespeichert. Und damit unterliegt das Ganze dem EU-Datenschutz. Wer seine Daten auf jeden Fall in Deutschland halten möchte, dem steht die Microsoft-Deutschland-Cloud zur Verfügung. Die ist zwar ein klein wenig teurer, aber die Daten liegen dann bei einem deutschen Treuhänder (der Deutschen Telekom) und sind damit darüber hinaus außerhalb der Reichweite von Microsoft.

Fazit

Ja, für eine Privatperson mag es auf den ersten Blick nicht unbedingt sinnvoll sein, sich ein Business-Plan für Office365 zuzulegen. Geht man allerdings in die Tiefe und überlegt sich, wie wichtig einem eine anständige Mail-Anbindung und die Synchronisation der Kalender und Kontakte ist, könnte man schon zu der Überlegung kommen, dass das Geld gut angelegt ist. Macht meines Erachtens aber auch nur wirklich Sinn, wenn man vor hat, eine eigene Domain einzubinden. Eine E-Mailadresse mit der langen Domain …@name.onmicrosoft.com ist vielleicht ein wenig umständlich.

Die Flexibilität, die diese Art von Office365 mit sich bringt, ist toll. Man kann so leicht andere Personen mit einbinden und je nach ausgewählter Lizenz Dienste zur Verfügung stellen – bis hin zu einem vollständigen Office mit allem Drum und Dran. Das finde ich persönlich wirklich spannend!

Fußnoten   [ + ]

1. Quelle: http://www.darkreading.com/endpoint/microsoft-invests-$1-billion-in-holistic-security-strategy/d/d-id/1323170

Shorty: Microsoft Teams nun weltweit verfügbar

Microsoft Teams ist noch ein sehr junges Mitglied in der Office365-Familie, hat aber so eingeschlagen, dass wahrscheinlich selbst Microsoft davon überrascht war. Nun wird die Anwendung Teams weltweit in Office 365 zur Verfügung gestellt und die Preview-Phase ist damit auch abgeschlossen. Microsoft feiert dieses Ereignis groß mit einem Webcast, der allen zur Verfügung steht.

Wer wissen möchte, warum diese Software mein derzeitiges Lieblingwerkzeug für die betriebliche Zusammenarbeit ist und warum dieses Tool das Teamwork so ein wenig revolutioniert, ist herzlich eingeladen, mit dabei zu sein – kostenlos und ohne Voranmeldung. Ist in Englisch – aber das sollte für Sie ja kein Problem sein.

Wann: 14. März 2017, 17.30 Uhr
Wo: Live-Webcast unter http://news.microsoft.com/microsoft-teams/

Die Kiosk-Pläne in Office 365

Office 365 hat so viele Funktionen und Möglichkeiten. Professionelles E-Mail, Werkzeuge für Teamwork, Onlinespeicher, Möglichkeiten für ein Intranet und nicht zuletzt auch die Telefonie. Und das ist nur ein Bruchteil dessen, was möglich ist. Man vereint also alles unter einem Dach, was man für die Arbeit in einem modernen Büro benötigt. Und das auf der Windows und Mac-Plattform. Ähm… ja. Büro. Aber nicht jeder aus der arbeitenden Bevölkerung hat ein eigenes Büro. Geschweige denn einen eigenen Computer. Etwa Mitarbeiter im Einzelhandel, in Produktionsstätten oder auf Baustellen. Und genau für diese Mitarbeiter sind die sogenannten “Kiosk”-Pläne gedacht. Hier mal ein kleiner Überblick:

Die Kiosk-Pläne in Office 365 weiterlesen