Der Wechsel von der klassischen IT-Umgebung in die Cloud ist für viele Unternehmen leider immer noch „nur“ ein technisches Projekt. Da geht es um Migration, Datenschutz und Sicherheit und vieles mehr. Leider gibt es ein Thema, welches häufig kaum Beachtung findet, bzw. komplett unterbewertet wird: Wie nehme ich diejenigen beim Wechsel in die Cloud mit, die am Ende damit arbeiten werden? Also wie gestalte ich Change & Adoption?

Wenn wir davon sprechen, dass wir von Exchange 2013 / 2016 zu Exchange Online wechseln, mag das Thema vielleicht so relevant sein. Der Endanwender arbeitet einfach mit seinem Outlook weiter. Ganz anders sieht es aber aus, wenn beispielsweise Lotus Notes durch Exchange Online ersetzt wird. Wie helfe ich meinem Mitarbeitern dann, mit dem für sie neuen Outlook zurecht zu kommen? Nicht von jedem kann man erwarten, dass er technisch so schnell eine neue Anwendung erlernt und damit produktiv umgeht. Das braucht einfach Zeit.

Und Outlook ist noch ein einfaches Beispiel. Die Lernkurve ist nochmal größer, wenn es um andere Workloads in Microsoft 365 geht, wie OneDrive for Business, SharePoint Online und allem voran Microsoft Teams. Letzteres verändert im Grunde nicht nur den Umstand, womit wir arbeiten, sondern stellt das Wie vollkommen auf den Kopf.

In einem Gespräch mit einer Firma hörte ich kürzlich: „Wir sind ein mittelständisches Unternehmen und recht pragmatisch unterwegs. Wir rollen Microsoft Teams aus und gucken was passiert. Und vor allem: Wer es nutzen will, soll das tun, wenn nicht, dann halt nicht.“ Ja, das ist auch eine Herangehensweise – wenn auch eine, die ich auf keinen Fall empfehle. Warum?

Wer kein Changemanagement betreibt, verhindert Unternehmenskultur.

Es ist an vielen Stelle bereits erwähnt worden, dass die Arbeitswelt mehr und mehr in Richtung Teamwork marschiert. Es ist schon lange nicht mehr so, dass Mitarbeiter in ihrem stillen Kämmerlein hocken und an ihrem Thema arbeiten. Kollaboratives Arbeiten gehört zum Alltag – und das bringt technisch gesehen eine Menge Herausforderungen mit sich.

Wie tauschen sich die Kollegen miteinander aus? Wie organisieren sich die Teams? Ist das interne E-Mail-Geschubse noch zeitgemäß? Wie funktioniert das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten?

Zwei Gedanken hierzu:

  1. Aufgrund des sich wandelnden Umfelds ist jetzt die Zeit, ein Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, welches diese Bedürfnisse der nahtlosen Zusammenarbeit stillt. Wenn das nämlich nicht passiert, öffnet man der sogenannten Schatten-IT Tür und Tor. Das bedeutet, dass IT-affine Mitarbeiter über Lösungen stolpern und diese dann selbstständig in ihren Teams einführen. Plötzlich landen Unternehmensdaten ungewollt in Bereichen des Internets, in denen sie nichts zu suchen haben.
  2. Rollt man dann doch eine Technologie aus, vergisst dabei aber, alle im Unternehmen „mitzunehmen“ (startet also kein Change & Adoption-Projekt), gerät was anderes außer Kontrolle: man entzweit die Mitarbeiter und verhindert damit eine Unternehmenskultur. Es entstehen noch mehr Wissenssilos, da nicht mit einer einheitlichen Struktur gearbeitet wird. Denn nicht jeder ist davon überzeugt, dass der neue Weg der bessere ist. „Das habe ich schon immer so gemacht“, oder „Das hat schon immer so funktioniert, dass wird es auch in der Zukunft“. Und nutzt der eine die alten Systeme, einige dann die neuen und damit läuft alles auseinander.
    Ja, man kann alte Systeme auch abschalten (sollte man auch). Das heißt aber immer noch nicht, dass dann jeder mitzieht. Man erntet damit meist Frustration.

Aber wie sieht erfolgreiches Changemanagement aus?

So macht man’s richtig

Fange parallel mit der technischen Planung auch mit der Planung für das Changemanagement an. Überlegen von Anfang an:

  • Warum machen wir das?
  • Was möchten wir erreichen?
  • In welchen Bereichen könnten wir anfangen?
  • Wie werden die Mitarbeiter reagieren?
  • Auf was für Widerstände werden wir stoßen?

Voraussetzung ist also, die IT-Brille einfach mal abzusetzen und sich in die Mitarbeiter hineinzuversetzen.

Frühzeitig in die Kommunikation zu gehen, ist ebenfalls wichtig. Zeige den Mitarbeitern, was geplant ist. Und dabei geht es nicht nur darum, zu zeigen, wie die Software funktioniert, sondern was die Vorteile sind. Was wird sich ändern? Was wir das konkret für den Arbeitsalltag bedeuten? Erst wenn die Mitarbeiter das Warum verstehen, wird auch die Akzeptanz da sein. Biete Trainings an, promote mit einer internen Kampagne diese neue Arbeitsweise. Und vor allem: suche dir in den Abteilungen Kollegen, die richtig Bock auf was Neues haben. Sie werden dann deine Begeisterung in ihre Teams tragen.

Erst wenn die Mitarbeiter das Warum verstehen, wird auch die Akzeptanz da sein.

Und lass den Mitarbeiter mit daran arbeiten. Im Fall von Microsoft Teams ist das total einfach. Klar kann man sich im Vorfeld über Usecases Gedanken machen. Falsch wäre es aber, diese Usecases so eng zu schnüren, dass die Struktur Top-Down nach unten gedrückt werden und sich jeder dem beugen muss. Lass die Teams selbst zusammenkommen und gemeinsam entscheiden, wie sie ihre Arbeitsumgebung aufbauen. Woran man selbst mitgewirkt hat, das wird man auch gerne nutzen.

Ja, Change & Adoption kostet Zeit & Geld

Die Kosten für einen technologischen Wandel sind nicht zu unterschätzen. Migrationen, anfängliche Hybrid-Strukturen und der Betrieb – all das kostet Geld. IT halt – das ist nichts Neues.

Aber hier sprechen wir von mehr als IT. Es empfiehlt sich also beim Wechsel in die Cloud mit mehr als nur einer Abteilung zu sprechen. Change & Adoption ist ein Thema der Personalabteilung, des Marketings und ja, allen anderen Abteilungen des Unternehmens. Entsprechende Mittel könnten so gerecht über Abteilungen verteilt werden.

Kosten entstehen vor allem durch Zeit, die es benötigt, Mitarbeiter zu schulen und mit ihnen gemeinsam Usecases zu entwickeln. In der Regel ist man auch gut beraten, sich einen Partner ins Haus zu holen, der bereits Erfahrung damit hat, solche Werkzeuge einzuführen. Auch das wird Kosten verursachen. Zumal hier oft auch technische Aspekte wie Security und Compliance dranhängen. Aber…

Wenn man bedenkt, was man mit einem solchen Vorgehen erreicht, ist die Investition jeden Cent wert! Das Plus an Produktivität und Flexibilität ist immens. Den Mitarbeiter gibt man unter anderem eine gewissen Maß an Freiheit mit, was die Zufriedenheit steigern wird. Und gerade mit dem Feature-Set von Microsoft 365 schafft man einen modernen Arbeitsplatz, der es der Personalabteilung auch künftig leichter machen wird, gute Leute anzuheuern. Denn diese Art von Zusammenarbeit wird bald zum absoluten Standard gehören, der einfach zu erwarten ist.