Jede IT, die sich Gedanken darüber macht, Microsoft Teams einzuführen, stolpert irgendwann über die Frage: Wie verhindere ich, dass ich irgendwann den Überblick verliere? Wie verhindere ich einen nicht zu kontrollierenden Wildwuchs an Teams und Office 365-Gruppen? Und ja, dieser Gedankengang ist durchaus zu nachzuvollziehen. Es fängt ja schon damit an, wer Teams erstellen darf. Und es endet mit der Frage, wie man verhindert, dass Teams und Gruppen ewig als Leichen im System hängen. Das große Fragezeichen ist also: Wie steuere ich den Lebenszyklus eines Teams in Microsoft Teams?

Auch wenn ich im letzten Artikel beschrieben habe, wie man die Möglichkeit, ein neues Team zu erstellen, für alle User einschränken kann, gebe ich die klare Empfehlung: Tu‘ das nicht. Lass denen, die die Arbeit in ihren Abteilungen tun, die Freiheit, selbst zu entscheiden, wann sie ein Team in Microsoft Teams benötigen und wann nicht. Es gibt aber einen sehr einfachen Weg, den Lebenszyklus zu steuern.

Genereller Lebenszyklus von Office 365 Groups

Ein Team in Microsoft Teams ist im Grunde nichts anderes, als eine Office 365 Group. Deswegen greifen auch die Einstellungen, die man für eine klassische Gruppe tätigt, für solche Teams. Das zu wissen führt einen flux zum Azure Active Directory, wo ebenfalls Gruppen gelistet werden und administriert werden können. Hierzu einfach folgendes tun:

  • das Azure AD-Portal aufrufen
  • unter „Manage“ den Punkt „Groups“ aufrufen
  • unter „Setting“ den Punkt „Expiration“ auswählen
Den Lebenszyklus eines Teams kann man mit wenigen Schritten im Azure AD einstellen.
Den Lebenszyklus eines Teams kann man mit wenigen Schritten im Azure AD einstellen.

Wie man sieht, kann man für Gruppen und Teams eine Ablauffrist definieren. Zur Auswahl stehen 180 und 365 Tage, aber man kann auch eine eigene Anzahl an Tagen festlegen. Der oder die Besitzer eines Teams bekommen dann 30, 15 und einen Tag vor Ablauf dieser Frist eine E-Mail, die zusätzlich zur reinen Informationen auch die Möglichkeit anbietet, das Team zu verlängern, falls weiterhin benötigt.

Was eigentlich nicht passieren sollte ist, dass ein Team plötzlich keinen Benutzer mehr hat. Deswegen auch, nebenbei bemerkt, von mir der Hinweis und Tipp, möglichst mehr als einen Besitzer definieren. Sollte es diesen Umstand aber doch mal geben, ist das Feld mit dem Email-Kontakt zwingend auszufüllen. Trage dort einfach einen Admin oder den Support ein, der dann informiert wird und ggfls. nachforschen kann, ob das Team noch aktiv verwendet wird. Er sieht ja, welche Kollegen noch darin gearbeitet haben.

Bleibt nur noch die Entscheidung, für welche Teams diese Policies greifen soll. Für alle? Oder nur für bestimmte. Falls Letzteres, dann einfach aus der Liste der Gruppen das jeweilige Team auswählen und hinzufügen.

Mehr Freiheit, mehr Ordnung

Zugegeben, dass ist eine eher Quick & Dirty-Lösung. Sehr viel schöner kann man das alles mit Retention-Policies abdecken. Diese findet man, sofern man entsprechend lizensiert ist, im Compliance-Bereich von Microsoft 365 umsetzen. Da hängt aber nochmal mehr an Aufwand und einer größeren Planung dran. Deswegen wollte ich an dieser Stelle mal diesen schnell Weg vorstellen.

Der große Vorteil ist: Man gibt die Verantwortung über den Lebenszyklus eines Teams an die abgeben, die auch damit arbeiten. Und damit auch ein Stück weit die Freiheit, sich selbst zu organisieren. Daraus resultiert dann auch ein kleines bisschen weniger Arbeit für die IT / den Support. Auch fällt der Provisionierungprozess eines Teams weg, da jeder selbst die Möglichkeit hat, ein Team zu erstellen.

Einfach mal darüber nachdenken, ob das vielleicht ein gangbarer Weg wäre. Es könnte funktionieren und damit einen scheinbar großen Prozess auf ein Minimum reduzieren.